Формат цифровых документов подразумевает их подписание электронной подписью. Существует три вида подписи электронных документов, которые различаются между собой степенью защиты. Для ведения внутреннего документооборота действуют одни правила подписания документов о которых мы расскажем далее, для работы со внешними контрагентами — другие правила подписания договоров.
От классического электронного документооборота с подписанием документов между сотрудниками, разработаны сервисы для электронного подписания документов между физическими и юридическими лицами. В пример можно привести сервис F.Doc, который работает с подписанием документов ЭЦП по простому клиентскому сценарию. Пользователям не нужно устанавливать дополнительное приложение на компьютер и заказывать специальные криптографические ключи — подписание документов происходит нажатием одной кнопки в смартфоне. В сервисе F.Doc подписывать документы можно с помощью простой электронной подписью.
Рассмотрим, какие виды эцп существуют и какие документы можно ими подписывать.
Виды цифровых подписей для электронных документов
Простая электронная подпись (ПЭП) состоит из логина и пароля, которые вводятся на сайтах для регистрации и авторизации пользователя в личном кабинете с помощью смс-кода, который приходит на телефон.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) представляет собой закрытый ключ и сертификат. Распознать неквалифицированную подпись сможет специальная криптографическая программа, установленная на компьютере владельца подписи.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — цифровая подпись, но с большей степенью защиты. КЭП так же как и НЭП формируется с помощью криптографической программы. Сертификат подписи записывают на USB-носитель. Подходят только сертифицированные носители (токены), аккредитованные в удостоверяющем центре ФНС (УЦ ФНС). Ключ квалифицированной электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минцифры.
Как выбирать формат электронной подписи для разных документов
Выбор формата электронной подписи для разных документов в первую очередь зависит от требований контрагента и условий подписания договоров.
Для внутреннего электронного документооборота используются все три вида электронных подписей. Простая электронная подпись применяется для входа в систему компании для обмена документами между сотрудниками. Неквалифицированной электронной подписью заверяют внутренние документы организации, например, документы по кадровым вопросам, служебные записки.
Для ведения документооборота с госорганами и государственными структурами при сдаче электронной отчётности допустимо подписание документов только квалифицированной электронной подписью. КЭП также используется и во время участия в тендерах и государственных закупках.
В ситуации, когда электронный документооборот ведется между физлицами и юрлицами, например, между клиникой или агентством недвижимости и их клиентами, используется сервис для электронного подписания документов с физическими лицами. ЭДО используется для работы с юридическими лицами.
Сервис работает по простому клиентскому сценарию. Пользователям не нужно устанавливать дополнительное ПО и мобильные приложения, регистрироваться, заказывать специальные криптографические ключи — подписание документов происходит нажатием одной кнопки в смартфоне.
Реклама. Костин Валерий Валерьевич, ИННИП 233507048056
erid: 2SDnjcyckzx
