Любой предприниматель, не уделяющий внимание ведению и хранению кадровых документов, рано или поздно может столкнуться с рядом проблем. В первую очередь, это карательные методы проверяющих инстанций. Сотрудники госинспекции труда первым делом направятся проводить ревизию в документах. Ведь именно здесь законодательно отражена история взаимоотношений между работодателем и сотрудником.
Давайте рассмотрим, основные правила хранения документации по учету кадров.
Кто ведет кадры и где их хранить
Прежде всего, нужно понимать, что руководство компании самостоятельно решает многие пункты по хранению номенклатуры.
- Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев). Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте, то есть в специальном помещении под архив, - отмечает юрист Андрей Абзаев.
Доступ к персональным данным работников должен осуществляться только специально уполномоченными лицами. При этом они имеют право получать лишь те данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций, дополняет юрист. Проще говоря, необходимо позаботиться о наличии нормативных локальных актов, регламентирующих границы ответственного за персональные данные сотрудника.
Азы по кадрам
Чтобы начать вести кадровый учет предлагаем ознакомиться с кратким перечнем требований:
- Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства компании.
- Дело считается начатым, когда в него подшит первый документ.
- При ведении дела важно правильно оформить обложку. На ней должны быть указаны юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело планируют хранить.
- Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
- В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
- В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
- Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
С марта 2016 года срок хранения документов составляет не менее 50 лет. Ранее документы по кадрам хранились как минимум 75 лет. Отметим, срок отсчета хранящихся бумаг нужно считать с момента оформления бумаг.
Виды документов
Для удобства принято документы по кадрам делить на несколько видов:
- Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность);
- Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей);
- Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании);
- Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.
Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. В основном, это дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, командировочные поездки внутри страны. Долгосрочные дела хранятся не менее 50 лет.
Как сортировать дела?
Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. Если допустимый объем превышен, дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.
Если ваша компания большая и кадровых бумаг много, разрешается размещать документацию в различных делах. К примеру, прием на работу, переводы, увольнения ведутся в отдельных папках.
Сотрудник по работе с кадрами при получении документов нового работника заполняет его личную карточку. Этот вид документов хранится как картотека и делится на подразделения, в которых применяется алфавитная система.
При ведении личных дел подчиненных договоры, соглашения и другая важная документация включается в дело. Правда, бывает, создается и отдельное дело, например, «Договоры и соглашения с сотрудниками». При увольнении сотрудника, номенклатура перемещается в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».
Также кадровую документацию можно разделить на текущую и архивную. Если помещения для архива нет, документы обоих видов хранятся в отделе кадров. Главное условие, отдельно от места приема посетителей.
При завершении срока хранения архивных документов, бумаги уничтожаются. Назначается экспертиза, составляется акт. Все документы подлежащие уничтожению фиксируются. Все сотрудники имеющие отношению к ликвидации архива, в том числе директор, ставят свою подпись.
