Любой предприниматель из сферы малого и среднего бизнеса часто сталкивается с вопросом экономии времени и ресурсов. Иногда хочется сэкономить на якобы элементарных вещах. Например, зачем вести делопроизводство в маленькой компании, если и так понятно кто, чем занимается? Известно, что у сотрудника нет профильного образования, но он специалист своего дела. А пытать человека кто из его близких людей, чем занимается и вовсе неудобно. Трудовую книжку заполнить, и ладно. Уж, написать три строчки сможет каждый.

И так может продолжаться долгое время. Пока к вам не нагрянет, к примеру, трудовая инспекция. И тогда выяснится, что десяткам работников не правильно заполнили документ о трудоустройстве, приказы не ведутся, трудового договора и вовсе не предусмотрено. Тогда предпринимателю светит штраф и срок для устранения недочетов.

Как избежать столь неприятной ситуации и как ведут делопроизводство некоторые местные фирмы, узнал корреспондент infpol.ru.

Для чего вести кадровое дело

Прежде всего, нужно понимать, что руководство компании самостоятельно решает многие пункты по хранению номенклатуры. 

- Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев). Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте, то есть в специальном помещении под архив, - отмечает юрист Андрей Абзаев.

Доступ к персональным данным работников осуществляется только специально уполномоченными лицами. При этом они имеют право получать лишь те данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций, дополняет юрист. Проще говоря, необходимо позаботиться о наличии нормативных локальных актов, регламентирующих границы ответственного за персональные данные сотрудника.

В нашем регионе, директор малого бизнеса часто сам совмещает обязанности кадровика. Бывает, поручает эту ответственную миссию своему заму или другому работнику. Но часто специалист по кадрам – это должность с совместительством.

- Я и «хозяйственник», и кадровик, и учитель. Все документы по кадрам у нас в порядке. В образовании этот пункт соблюдается строго, - рассказывает работник центра развития Марина Хутакова, и немного подумав, признается. - А так, на мне и другая работа, что не прописано в трудовом договоре и в должностной инструкции. Например, уборка помещения. Работаем больше положенного, но я не жалуюсь. Мне нравится работать с детьми.   

Это пример ответственного сотрудника, который готов нести дополнительную нагрузку, не требуя официального подтверждения статуса и повышения зарплаты. Однако, руководитель может встретить другой тип работников: юридически подкованных, готовых в любую минуту подать жалобу в прокуратуру.

- Сейчас прохожу процедуру банкротства. Все из-за того что две сотрудницы подали на меня заявление в прокуратуру. Я и так ничего не успевал сделать, а они взяли и нажаловались. Могли бы сначала ко мне подойти. Нас предпринимателей и так везде зажимают, вдохнуть не дают, а тут не подал вовремя бумажку в бухгалтерию, и все, - рассказывает предприниматель Борис (фамилию просил не указывать – прим. ред), работающий в сфере швейного производства.

Итак, вести кадровый учет важно по нескольким причинам, это:

  • формализация отношений между работодателем и работником;
  • подтверждение расходов компании на оплату труда;
  • подтверждение трудового стажа работника (пенсии, социальные пособии и т.д.).

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Но давайте разберемся, какие документы все-таки должны быть в любой уважающей себя организации.

  • Прежде всего, должны вестись приказы по личному и кадровому составу. К первой категории относятся прием, увольнение или перевод сотрудника. Период хранения в организации составляет 75 лет.

К кадровым приказам относятся отпуска, премии, командировки, дисциплинарные взыскания и другие документы. Сроки харнения – от трех до пяти лет.

  • Карточки Т-2. Здесь отражаются все основные сведения о работнике. Как правило, хранятся в составе личного дела сотрудника.
  • Трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек. По правилам трудовые книжки хранятся в сейфе. Ответственность сотрудника за их ведение возлагается приказом организации.
  • Трудовой договор. Заключается с каждым принятым на работу сотрудником.

Далее список документов пополняется и другими обязательными формами:

  • Штатное расписание;
  • Документ, регламентирующий оплату труда;
  • Книги регистрации приказов;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Прочие локально-нормативные акты, регламентирующие работу кадров.

К рекомендуемым относятся должностные инструкции, коллективный договор и прочие документы.

Все журналы учета нумеруют, прошнуровывают и скрепляют печатью. Все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Это место заклеивается бумагой, на которой указано количество листов, стоит печать и подпись ответственного лица за ведение журнала.  

Как оформить нового сотрудника

При оформлении нового сотрудника, соблюдается определенная последовательность:

  • прием заявления у работника;
  • ознакомление работника с локально-нормативными документами: положением об оплате труда, правилом внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и др.;
  • ознакомление и подписание трудового договора;
  • оформление приказа на работу;
  • формирование личного дела, заполнение карточки Т-2. Сотрудник пишет заявление о приеме, делает копии личных документов, в папку вшивается копия приказа о приеме, заполняется личная карточка, вставляются копии документа об образовании и квалификации, трудовой договор и другие документы.
  • документы передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.